На рынке программного обеспечения для отделов кадров существует два направления: системы, автоматизирующие кадровый учет, включая карточки Т2, и, организующие рекрутмент. Программы, которые одинаково хорошо работают в области оформления сотрудников и позволяют удобно проводить подбор персонала, пока нет. Большое разнообразие документов и функций, которые такая программа должна была бы выполнить, приводит к чрезмерному усложнению продукта. Не рационально пытаться объять необъятное. Пользователю, как правило, импонируют более простые решения. Тогда нужно меньше усилий приложить для освоения программы.
Отдельно рассмотрим требования рекрутмента к программному обеспечению.
Первое из них заключается в автоматизации максимального числа операций выполняемых менеджером при поиске кандидата. Рекрутер ежедневно принимает резюме из электронной почты, через модем и (или) Интернет и сохраняет их на компьютере. Не реже он ищет и просматривает документы кандидатов. Регулярно после собеседований ведутся, где централизованно, где отрывочно, записи об итогах переговоров. Практически в каждой компании проводится анкетирование кандидатов. Отчетность в работе любого отдела кадров — тоже не изобретение наших дней. Эти операции должны быть автоматизированы любой современной программой.
Менеджер по персоналу временами самостоятельно размещает рекламные объявления в Интернете. Это часто заменяют публикации в прессе кадрового направления. Автоматизация такого процесса носит желательный, но не обязательный характер.
Второе требование — это скорость операций программы. На каждую должно уходить несколько секунд, тогда система действительно хороша.
Требование большого количества сохраняемых документов зависит от потребностей отдельных компаний. Крупным отделам кадров необходима более мощная система, обрабатывающая больше файлов.
Четвертое требование тоже возникает не в каждом отделе кадров. В крупных компаниях насущно создание единого информационного пространства для рекрутеров из нескольких и более офисов.
Пятое требование периодически появляется из-за разнообразия классификаторов вакансий и особенностей подбора персонала в компаниях. В хорошей программе изначально заложены шаблоны, соответствующие запросам многих компаний. Однако невозможно создать программу на все случаи жизни. Она должна позволять вносить доработки, и их число должно быть мало.
Всем требованиям, за исключением размещения рекламных объявлений в Интернете, удовлетворяет программа. Настройки для таких объявлений должны соответствовать шаблонам для рекламы на сайтах, которые периодически меняются. Обязательно возникнет необходимость обновления внутренних настроек программы, синхронного с этими событиями. Это достаточно кропотливое занятие.
Программа уже содержит большое число шаблонов для документов по подбору персонала. Вот их список: резюме, описание заявки, требования к кандидату, описание проведенного интервью, текстовая анкета, лист — описание проверки рекомендаций кандидата, пометки об участии в ассессменте, записи о телефонном интервью. Программа выполняет большое число функций. Она мощная и быстродействующая. Этот продукт предназначен для крупных отделов кадров.